Hvorfor samler vi inn personopplysninger (formål) og hva slags informasjon samler vi inn (personopplysninger) og under hvilket grunnlag (rettslig grunnlag)?

Total Apartments AS samler inn og bruker dine personopplysninger til ulike formål avhengig av hvem du er og kontaktpunkt. All innhenting av personopplysninger har grunnlag i et formål og er oppført her:

1) Mottakere av nyhetsbrev

A) Sende ut markedsføring, nyhetsbrev og gi informasjon om vår virksomhet til abonnementer.

I: Formål: Vi har digital markedsføring i form av nyhetsbrev.

II: Personopplysninger: E-postadresse, telefonnummer.

III: Rettslig grunnlag: Behandlingen skjer på grunnlag av samtykke, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav a. Personopplysningene lagres så lenge den som har samtykket ikke trekker sitt samtykke, jf. GDPR artikkel 17 nr. 1 bokstav b. Vi sletter personopplysningene når samtykket trekkes.

2) Besvare henvendelser:

A: Besvare henvendelser sendt til Total Apartments AS

II: Formål: Vi har kontaktpunkter via e-post, nettsider og sosiale medier. Henvendelser sendt til disse kontaktpunktene vil medføre behandling av personopplysninger.

II: Personopplysninger: Navn, telefonnummer, e-postadresse og eventuelle personopplysninger som måtte følge av henvendelsen.

III: Rettslig grunnlag: Behandlingsgrunnlaget er GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining). Vi har vurdert det slik at det er nødvendig for å oss å behandle personopplysninger når vi blir kontaktet slik at vi får besvart opp henvendelser og videre opprettholde kommunikasjon.

3) Nettsiden

A) Bruk av nettsiden totalapartments.no og alle tilhørende undersider.

I: Formål: Vi har en offentlig nettside oppført på domenet totalapartments.no, ved besøk på nettsiden vil det medføre behandling av personopplysninger.

II: Personopplysninger: Offentlig IP adresse

III: Rettslig grunnlag: Behandlingsgrunnlaget er GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining). Ved bruk av et nettsted sendes din offentlige IP-adresse til våre web servere. Dette må gjøres for at du skal kunne laste ned innhold fra våre webservere. IP-adressen er den eneste påkrevde personopplysningen ved bruk av nettstedene, og vi lagrer normalt IP-adresser (loggføring) 12 måneder etter et besøk, eller lengre ved mistanke om lovbrudd. IP-adressen benyttes i anmeldelser og/eller i blokkerings lister til våre tjenere.

B) Cookies (Informasjonskapsler)

I: Personopplysninger: Land, by, kjønn og alder.

II: Formål: For å få informasjon om bruk av våre nettsider benytter vi informasjonskapsler (cookies).

III: Rettslig grunnlag: Behandlingsgrunnlaget er GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining). Vi har vurdert at det er nødvendig for oss for å gjøre dette for å tilpasse nettsiden til våre brukere. Vi ivaretar imidlertid personvern ditt ved at vi kun bruker opplysningene til statistikk samt gir deg som bruker muligheten til å begrense cookies (informasjonskapsler) til kun nødvendige. Skulle du velge å oppgi statistiske cookies (informasjonskapsler) er det ikke mulig å identifisere deg som enkeltperson, selv ved å samle sammen flere av personopplysningene. Du kan finne en komplett oversikt over alle Cookies (Informasjonskapsler) vi samler ved å trykke på ikonet nederst til venstre på hjemmesiden.

4) Økonomi:

A) Registrering av tid og kostnader

I: Personopplysninger: Fult navn, E-post adresse, Telefon nummer, Adresse og eventuelle personopplysninger som måtte følge ved kjøp av tjenester hos Total Apartments AS.

II: Formål: Tid og kostnader som er påløpt relatert til utleie registreres i Total Apartments AS sitt time registreringssystem, Property Management System samt økonomisystem.

III: Rettslig grunnlag: Behandlingen hjemlet i GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining), da registreringen er nødvendig for å kunne holde en løpende oversikt over påløpte kostnader og for korrekt fakturering av arbeidet i ettertid.

B) Fakturering

I: Personopplysninger: Fult navn, E-post adresse, Telefon nummer, Postadresse og eventuelle personopplysninger som måtte følge ved kjøp av tjenester hos Total Apartments AS.

II: Formål: Kontaktopplysninger som blir registrert eller tilsendt av virksomheter eller privatpersoner benyttes til å utsende faktura på tjenester kjøpt hos Total Apartments AS.

III: Rettslig grunnlag: Behandlingsgrunnlaget er GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining) da behandlingen er nødvendig for å ta betalt for tjenester og en forutsetning for drift av virksomheten. Fakturaer arkiveres i fem år etter regnskapsårets slutt, jf. bokføringsloven § 13.

C) Inkasso

I: Formål: Personopplysninger på faktura behandles ved inkasso. Ved rettslig inndrivelse behandles personopplysninger på faktura og i saksdokumenter.

II: Personopplysninger: Fult navn, E-post adresse, Telefon nummer, Postadresse og eventuelle personopplysninger som måtte følge ved kjøp av tjenester hos Total Apartments AS.

III: Rettslig grunnlag: Behandlingen er nødvendig for å gjøre gjeldende rettskrav, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining). Personopplysningene lagres så lenge dette er nødvendig for å gjøre gjeldende og forsvare rettskravet.

D) Bilagsføring

I: Formål: Personopplysninger som fremgår av regnskapsbilag lagres i fem år fra regnskapsårets slutt

II: Personopplysninger: Fult navn, E-post adresse, Telefon nummer, Postadresse og eventuelle personopplysninger som måtte følge ved kjøp av tjenester hos Total Apartments AS.

III: Rettslig grunnlag: jf. bokføringsloven § 13. Behandlingen skjer på grunnlag av GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav c (rettslig forpliktelse) og bokstav f (interesseavveining). Lengre lagringstid kan etter omstendighetene være nødvendig, f.eks. ved rettstvist, jf. GDPR art 6 nr. 1 bokstav f.

5) Jobbsøkere, referanser og attestanter

A) Behandling av personopplysninger relatert til jobbsøkere, referanser og attestanter.

I: Formål: Total Apartments AS behandler personopplysninger om jobbsøkere, referanser og attestanter i forbindelse med rekruttering.

II: Personopplysninger: Vi behandler personopplysninger som fremgår av søknad, CV, attester, referanser og i forbindelse med intervjuer.

III: Rettslig grunnlag: Behandlingen skjer på grunnlag av den registrertes anmodning før en avtaleinngåelse og en interesseavveining, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f, idet det er nødvendig for å kunne gjennomføre rekrutteringsprosessen og vurdere søkers kvalifikasjoner.

Databehandlere

Total Apartments AS gir ikke personopplysningene dine videre til andre med mindre det foreligger et lovlig grunnlag for slik utlevering. Eksempler på slikt grunnlag vil typisk være en avtale med deg eller et lovgrunnlag som pålegger oss å gi ut informasjonen.

Total Apartments AS bruker databehandlere til å samle inn, lagre eller på annen måte behandle personopplysninger på våre vegne. I slike tilfeller vil vi inngå avtaler for å ivareta informasjonssikkerheten i alle ledd av behandlingen. Vi har inngått databehandleravtale med følgende eksterne samarbeidspartnere og leverandører:

• PRO ISP AS (org.nr. 896 907 662) vedrørende drift av web tjenester.
• Zaui Tech AS (org.nr 925 038 547) vedrørende drift av Property Management System (PMS).

Vi utleverer ikke personopplysninger i andre tilfeller eller på andre måter enn dem som er beskrevet i denne personvernerklæringen, med mindre du eksplisitt oppfordrer til eller samtykker til dette eller utleveringen er lovpålagt.

All behandling av personopplysninger som foretar skjer innenfor EU/EØS-området.

Lagringstid

Vi lagrer dine personopplysninger hos oss så lenge det er nødvendig for det formål personopplysningene ble samlet inn for.

Dette betyr for eksempel at personopplysninger som vi behandler på grunnlag av ditt samtykke slettes, hvis du trekker ditt samtykke. Personopplysninger vi behandler for å oppfylle en avtale med deg slettes når avtalen er oppfylt og alle plikter som følger av avtaleforholdet er oppfylt.

Regnskapslovgivning pålegger oss ellers å lagre bestemte regnskapsdokumenter i et nærmere angitt tidsrom. Når et bestemt formål tilsier lagring i et gitt tidsrom, sørger vi for at personopplysningene utelukkende blir benyttet for det aktuelle formålet i dette tidsrommet.

Dine rettigheter

A) Rett til å trekke tilbake samtykke

I: Dersom en behandling av dine personopplysninger bygger på samtykke kan du til enhver tid trekke tilbake ditt samtykke. Dersom samtykket trekkes, påvirker det ikke lovligheten av tidligere behandling som bygger på samtykket før det trekkes, se GDPR artikkel 7.

B) Rett til innsyn

I: Du har som hovedregel rett til å kreve innsyn i personopplysningene som behandles om deg, se GDPR artikkel 15. Retten til innsyn gjelder ikke for personopplysninger som nevnt i personopplysningsloven § 16, herunder for personopplysninger underlagt lovbestemt taushetsplikt.

C) Rett til retting

I: Du kan etter GDPR artikkel 16 ha rett til å få uriktige personopplysninger rettet. Du har som hovedregel også rett til å få ufullstendige personopplysninger komplettert, herunder ved å framlegge en supplerende erklæring.

D) Rett til å kreve behandling begrenset

I: Du kan etter GDPR artikkel 18 nr. 1 ha rett til å kreve behandling av personopplysninger om deg begrenset. Dersom behandlingen er blitt begrenset skal den behandlingsansvarlige, med unntak for lagring, kun behandle personopplysningene på for behandlinger oppgitt i personvernforordningen art. 18 nr. 2. Dersom behandlingen har blitt begrenset har du rett til å bli underrettet før begrensningen oppheves.

E) Rett til å protestere mot behandling

I:Du har etter GDPR artikkel 21 nr. 1 rett til å protestere mot behandling av personopplysninger om deg som har grunnlag i berettiget interesse etter GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f. SBDL kan fortsette å behandle personopplysningene dersom det foreligger tvingende berettigede grunner for behandlingen som går foran dine interesser, rettigheter og friheter eller for å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare rettskrav.

F) Rett til dataportabilitet

I: Du kan etter GDPR artikkel 20 ha rett til å motta personopplysninger om deg i et strukturert, alminnelig anvendt og maskinlesbart format og har rett til å overføre opplysningene til en annen behandlingsansvarlig.

II: Du har rett til å få personopplysningene overført direkte til en annen behandlingsansvarlig (for eksempel et utleieselskap) dersom det er teknisk mulig.

G) Rett til sletting («rett til å bli glemt»)

I: Du kan etter GDPR artikkel 17 på nærmere vilkår ha rett til å få personopplysninger om deg slettet. Total Apartments AS vil så langt som mulig imøtekomme en forespørsel om å slette personopplysninger, men kan ikke gjøre dette dersom det er tungtveiende grunner for ikke å slette, for eksempel at Total Apartments AS har lovbestemt lagringsplikt eller fortsatt lagring er nødvendig for å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare rettskrav.

Du kan lese mer om innholdet i disse rettighetene på Datatilsynets nettside: www.datatilsynet.no.

For å ta i bruk dine rettigheter må du kontakte oss pr. e-post på post@totalapartments.no. Vi vil besvare din henvendelse så fort som mulig.

Ved henvendelser vil vi be deg om å bekrefte identiteten din eller å oppgi ytterligere informasjon før vi lar deg ta i bruk dine rettigheter overfor oss. Dette gjør vi for å være sikre på at vi kun gir tilgang til dine personopplysninger til deg – og ikke noen som gir seg ut for å være deg.

Sikkerhet og rutiner

​Total Apartments AS har etablert prosedyrer for å håndtere personopplysninger på en sikker måte. Tiltakene er av teknisk og organisatorisk art. Total Apartments AS foretar jevnlige vurderinger av sikkerheten i systemer som benyttes for håndtering av personopplysninger. Det er inngått avtaler som pålegger våre databehandlere å sørge for tilfredsstillende informasjonssikkerhet.

Tilgang til personopplysninger er begrenset til personell som har behov for tilgang for å utføre sine oppgaver. Det er etablert interne retningslinjer for behandling av personopplysninger. Det gis opplæring av ansatte med hensyn til sikkerhet og bruk av IT-systemer.

Personopplysninger som er lagret i Total Apartments AS IT-system vil kunne være tilgjengelige for oss eller for våre leverandører i forbindelse med oppdateringer av systemer, implementering eller oppfølging av sikkerhetstiltak, feilretting eller annet vedlikehold. Behandlingsgrunnlaget er GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining) og Total Apartments AS forpliktelse til å ha tilfredsstillende informasjonssikkerhet og internkontroll, jf. GDPR artiklene 5 nr. 1, 24, 32 og 6 nr. 1 bokstav c.

Det vil kunne være aktuelt å utlevere personopplysninger til offentlige myndigheter, leverandører (IT, fjernarkiv, regnskap, revisjon, inkasso mv.), samarbeidspartnere og kunder. Total Apartments AS gir ikke personopplysninger videre til andre med mindre det foreligger et lovlig grunnlag for slik utlevering. Eksempler på slikt grunnlag vil kunne være et samtykke, at utleveringen er nødvendig for å oppfylle en avtale, at det foreligger lovgrunnlag som nødvendiggjør utlevering eller at Total Apartments AS har en tilstrekkelig berettiget interesse.

Total Apartments AS bruker databehandlere til å behandle personopplysninger på våre vegne. Databehandlerne opptrer i henhold til inngått databehandleravtale.

Klager

Dersom du mener at vår behandling av personopplysninger ikke er i henhold til det vi har beskrevet her eller at vi på andre måter bryter personvernlovgivningen, kan du klage til Datatilsynet.

Du finner informasjon om hvordan kontakte Datatilsynet på Datatilsynets nettsider: www.datatilsynet.no.

Endringer i erklæringen

Hvis det skulle skje endring av våre tjenester eller endringer i regelverket om behandling av personopplysninger, kan det medføre forandring i informasjonen du er gitt her. Oppdatert informasjon vil alltid finnes lett tilgjengelig på vår nettside. Brukere av denne siden bør derfor sjekke personvernerklæringen regelmessig for å oppdatere seg på den nyeste utgaven. Fortsettelse av bruk av nettsiden betyr at eventuelt endrede personvernvilkår godtas.